Kinerja suatu perusahaan, terutama yang berkaitan dengan bisnis pengadaan atau penjualan barang/produk, seringkali sulit berkembang bahkan merugi karena kurangnya pengelolaan stok barang yang baik. Hal ini, tentu haruslah diperhatikan agar masalah tersebut dapat dihindari.
Setiap perusahaan tersebut, kiranya perlu mulai menerapkan manajemen stok barang yang baik, agar bisnisnya berjalan lebih tertib, terkontrol dan berkembang menjadi lebih maju lagi.
Adapun, untuk lebih memahami dan memudahkan Anda dalam menerapkan manajemen stok barang yang baik, silahkan simak ulasan artikelnya berikut ini!
Apa itu Manajemen Stok Barang?
Manajemen stok barang adalah suatu metode penanganan atau pengelolaan yang biasanya dilakukan dalam suatu ruang khusus penyimpanan atau pergudangan agar barang-barang tersimpan dan terjaga dengan keadaan baik, lalu nantinya siap didistribusikan sesuai dengan permintaan serta kebutuhan.
Manajemen stok barang yang dilakukan dengan baik dan tepat, dapat mengarah pada tercapainya kinerja perusahaan yang lebih baik karena kontrol manajemen barang semakin terkendali secara efektif dan efisien sehingga menekan risiko kerugian akibat ketidaktepatan kebutuhan barang.
Secara lebih rinci manajemen stok barang mempunyai beberapa keuntungan, seperti berikut
- Efektif mengurangi risiko kerugian yang terjadi karena adanya penumpukkan stok barang di gudang dan memicu kerusakan
- Mencegah timbulnya kesalahan dalam hal perhitungan stok yang disebabkan oleh kecerobohan dan ketidaksengajaan manusia
- Mengurangi risiko kehilangan, manipulasi stok hingga operasional yang terganggu akibat kurangnya stok barang
Cara Manajemen Stok Barang Yang Baik dan Tepat
Mempersiapkan Gudang Penyimpanan Khusus
Mempersiapkan gudang atau tempat penyimpanan khusus merupakan langkah awal paling dasar yang hendaknya dilakukan agar mempermudah dalam pengaturan perputaran stok barang. Ketika mempunyai tempat khusus stok barang tentunya proses pengelolaannya pun akan jauh lebih mudah.
Terlepas dari bisnis Anda yang masih terbilang kecil atau besar, mempersiapkan gudang atau tempat khusus untuk stok barang adalah hal yang sangat penting. Namun, jika kondisi Anda memang belum memungkinkan atau memadai, gunakanlah sisa ruang yang ada dengan mempergunakan atau menambahkan semacam rak gudang, etalase ataupun mendayagunakan beberapa barang bekas seperti kardus sebagai tempat penyimpanan stok barang.
Baca Juga: Mau Tingkatkan Keuntungan Gudang Logistik? Ketahui Hal Ini Dulu Yuk!
Mempunyai Data Akurat Stok Barang
Mempunyai data akurat terkait stok barang yang masuk ataupun keluar tentunya sangatlah membantu dalam proses manajemen stok barang, terutama sangat berguna dalam membuat rencana atau forecast penjualan maupun perkiraan tingkat kebutuhan barang untuk setiap periodenya.
Setidaknya, diperlukan satu orang yang khusus bertanggungjawab dalam mengakomodir setiap jenis pencatatan data seperti stok barang yang masuk maupun keluar. Agar pencatatan data yang dihasilkan lebih akurat, dapat didukung dengan bantuan sebuah program misalnya microsoft excel ataupun lainnya tergantung tingkat kebutuhannya.
Dengan adanya kepemilikan data yang akurat, sangat membantu pengontrolan, penetapan keputusan dan penentuan tindakan dalam penanganan stok barang berkelanjutan.
Merumuskan Perkiraan dan Jadwal Stok Barang
Merumuskan perkiraan persediaan stok barang dapat dilakukan setelah data akurat barang yang masuk dan keluar tercatat dengan rapi. Perkiraan/perhitungan stok barang ini bisa berbentuk informasi mengenai estimasi jumlah persediaan barang atau produk yang dibutuhkan dalam satu periode.
Proses manajemen stok barang pada tahap ini cenderung lebih mudah, jika barang yang ada memilliki jenis yang sedikit dan berlaku pula sebaliknya jika jenis barang lebih banyak.
Tak hanya itu, dalam tahapan ini, selain jumlah persediaan barang, terdapat pula jadwal persediaan barang, di mana Anda harus dapat menentukan kapan waktu yang tepat untuk membeli persediaan barang dan kapan barang tersebut keluar.
Menyematkan Kode Pada Setiap Barang
Menyematkan kode pada setiap barang atau produk yang disimpan di dalam gudang merupakan hal yang begitu penting untuk menghindari adanya kebingungan dalam proses manajemen stok barang. Kode ini membantu Anda untuk lebih mudah mengenali barang saat pencarian barang yang disimpan. Selain itu, juga mempermudah pengelompokkan peletakan barang yang ada di gudang.
Penyematan kode pada barang ini, seringkali juga dipadukan dengan lakban warna dalam pengaplikasiannya, yang dapat meningkatkan kemudahan dalam pengidentifikasian dan pengelompokkan jenis barang, di mana setiap warna lakban yang berbeda mewakili atau mengelompokan setiap jenis barang yang berbeda pula.
Baca Juga: Kenali Potensi Manfaat Lakban Untuk UMKM di Indonesia
Memisahkan Stok Barang Lama dan Baru
Untuk mempermudah pencatatan dalam manajemen stok barang, kiranya akan lebih cepat jika kelompok barang antara stok lama dan baru terpisah.
Hal ini memudahkan perhitungan masing-masing jenis stok barang tersebut, sehingga alur proses manajemen stok barang menjadi lebih teratur dan mengurangi risiko kerugian, yang mana stok barang lama akan dihabiskan atau dikeluarkan sesuai permintaan terlebih dahulu sebelum masuknya stok baru.
Mengecek Barang Sebelum Penyimpanan
Melakukan pengecekan barang sebelum penyimpanan menjadi sebuah keharusan, yang bertujuan untuk memastikan supaya setiap barang atau produk yang hendak disimpan mempunyai kualitas yang sesuai dan juga sekaligus sebagai tahap penyaringan terhadap barang yang cacat atau tidak sesuai kualitas ketika ditemukan sebelum penyimpanan.
Pengecekan barang sebelum penyimpanan sendiri meliputi pemeriksaan kondisi barang dan memastikan tidak adanya kecacatan ataupun kerusakan serta pemberian kode atau label pada akhir pengecekan.
Baca Juga: 8 Cara Menyimpan Barang di Gudang Dapat Anda Terapkan Sekarang!
Komponen Pendukung Manajemen Stok Barang
Dalam operasional manajemen stok barang dibutuhkan beberapa komponen pendukung yang dapat mempermudah dan memperlancar kegiatan manajemen stok barang tersebut, terutama pada saat proses penyimpanan, diantaranya yaitu
Pallet
Penggunaan pallet kayu maupun pallet plastik sebagai alas untuk menempatkan muatan stok barang yang hendak di simpan pada ruang penyimpanan atau gudang sangat efektif karena memiliki rongga yang dapat memudahkan dalam proses pemindahan ataupun pengangkutan menggunakan alat bantu seperti forklift, handpallet dan sejenisnya.
Tak hanya itu, penggunaan pallet juga mampu melindungi barang dari pengaruh kerentanan suhu lantai dan kotoran sehingga kualitas barang tetap terjaga dengan baik.
Baca Juga: Kebutuhan Palet dalam Berbagai Industri di Indonesia
Lakban
Lakban dapat mendukung berbagai kebutuhan perekatan pada penyimpanan stok barang, mulai dari mengemas hingga mengepak barang bahkan hingga pelabelan. Secara umum, jenis lakban yang biasa digunakan pada keperluan stok barang ialah
- OPP tape, merupakan jenis lakban berbahan OPP (Oriented Polypropylene) seperti lakban bening dan lakban coklat yang biasa digunakan dalam pengemasan, packing hingga penyegelan stok barang.
- Lakban warna, seringkali dipergunakan sebagai label atau penanda dalam kebutuhan identifikasi stok produk/barang yang berada di tempat penyimpanan atau gudang, dengan tujuan untuk menghindari kesalahan ketika pengambilan produk/barang yang memiliki tipe berbeda namun bentuknya sama.
- Lakban printing, mempunyai kegunaan yang hampir sama dengan lakban warna dalam kaitannya dengan stok barang yaitu sebagai identifikasi produk, namun dengan tingkatan yang lebih spesifik, di mana keterangan tulisan dan logo berwarna dapat dicetak pada lakban. Hal ini tentu sangat berguna untuk mempermudah penanganan dan identifikasi produk secara lebih khusus di dalam gudang.
Baca Juga: Pentingnya Gunakan Lakban Printing untuk Usaha Anda
Silica Gel
Silica gel memiliki kemampuan untuk menyerap kelembapan dengan baik, tentunya hal ini sangat dibutuhkan dalam mendukung terjaganya kualitas stok barang yang disimpan, terutama untuk barang/produk yang rentan terhadap kelembapan. Silica gel tersedia dalam ukuran sachet kecil, yang jumlah penggunaannya dapat disesuaikan dengan ukuran barang.
Untuk dapat mewujudkan manajemen stok barang yang baik dan tepat diperlukan beberapa upaya yang teratur dan konsisten, seperti mulai dari mempersiapkan tempat atau ruang penyimpanan khusus, menyusun data akurat terkait stok barang, membuat perkiraan dan jadwal stok barang, menempelkan kode pada setiap barang, mengelompokkan barang stok lama dan baru hingga mengecek barang sebelum penyimpanan.
Tak hanya itu, agar manajemen stok barang berjalan sesuai dengan yang diharapkan, dibutuhkan pula sejumlah komponen pendukung yang berperan cukup penting dalam penyimpanan stok barang yaitu pallet, lakban dan silica gel.
Menerapkan manajemen stok barang pada bisnis yang terkait dengan pengadaan ataupun penjualan barang tentu menjadi sebuah keharusan yang tak bisa dihindari, jika Anda memang menginginkan pengelolaan dan perkembangan usaha yang lebih signifikan.